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zoom RSS ナースマネジャー 2016年12月 充実した会議にする9つのルール

<<   作成日時 : 2017/11/13 22:33   >>

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ナースマネジャー 2016年12月

”会議は時間管理の視点が大切 充実した会議にする9つのルール”より


会議進行のルール

ルール1:必ず定刻にスタートする
・時間どおり始まる習慣を定着させよう
・「時間になりましたので始めます」を合言葉に

ルール2:説明は簡潔に、資料を朗読しない
・「3分以内」を習慣に

ルール3:終了時刻を守る
・終了時刻を確認してからスタートしよう
・どうしても結論が出ないなら切り上げる


定刻スタート、終了は、
言うは易く行うは難し。

話し合いの中心となる人がそろわないと、
話し合っても意味がないことがあるし、
決められた時間で出された答えが、
最適とも限らないだろうし。

ただまあ、
会議の長さは、
成果にはそんなに結びつかないものだとは思う。

しかし、
看護師の行う会議、というか、話し合いは、
日ごろのガス抜きだったり、お互いの感情や考えを確かめ合うものだったり、教育的な効果も期待するものだったりして、
そういうものを、
直接成果に結びつないからと言って否定すると、
きっとどこかにしわ寄せがくるのだと思う。

とくに女性は、
結論のないまましゃべり、しゃべったことですっきりして次に進ことができる、
ということが、あるのかなと思ったりするので。

会議という名前のおしゃべりが、
まったく無駄とも言い切れないのではないかな。

そのように思えない人には、
ムダに耐える辛い時間になってしまうけど。




ホワイトボード活用のルール

ルール4:議題と終了時刻を書いておく
・議題はあらかじめ左側に書いておく
・終了時刻を見えるところに書いておく

ルール5:「何を」「誰が」「いつまでに」を必ず書く
・大事なのは会議の後の行動

ルール6:ホワイトボードのコピーを配布する
議事録の作成に時間をかける必要はない


「大事なのは会議の後の行動」
というのは、
まあその通りなんだろう。




会議設定のルール

ルール7:定例の会議こそ要注意
・「伝達」の部分はメールで済ませる

ルール8:出席者を見直す
「同一の部署からの出席は1人」を原則に。発言する機会がないなら出席しなくてよい

ルール9:資料の配布方法を見直す
事前配布するなら、全員が必ず目を通しておくこと。それを徹底できないなら事前配布をしなくてよい


メールで済ませられる部分はメールでもいいのだろうけど、
人の口から発せられる言葉には、文字には表せない情報を含んでいて、
そちらのほうが大切な場合もあると思う。

直接話を聞いたほうが、
発言する人の真意がどこにあるのか、
分かりやすい。

資料については、
事前に配布したのなら、事前に読んでいることを前提にして、会議を進めればよいのではないかと思う。

事前に読んできた人とそうでない人では、意見の深さが違ってくるだろうから、
その場での議論についてこれない人を、
待っている必要はないだろう。




情報共有が目的の会議は、原則として「メールを使うより速い場合」に限って行うべきで、それもできるだけ短時間で済ませるべきです。p32

会議で話し合うことは、
感情の共有、という意味もあると思う。

自分たちがどれだけの情熱をもってその仕事に取り組んでいるのかが相手に伝われば、
相手側の仕事にも、何かしらの変化が起きるのではないだろうか。

そういうことを、
普段一緒に働いていれば伝えられる機会もあるけど、
直接顔を合わせることのない人には、
伝わることはないから。

普段顔を合わせない部署の人とも、
せめて会議の場だけでも言葉を交わすことは、
意味があるのではないかな。



会議が定刻にスタートしないのが当たり前の組織では、「早く行くと待たされる」「早く行くのは損だ」という意識の人が多く、結局ダラダラと集まって、遅れて始まることになります。p33

こういう気持ちは確かにあるなと思う。

自分がいつも、会議の定刻に間に合っているわけではないですが。

個人的にはこのような場合、
待たされている間に何かしらやっていられる仕事を、会議の場に持って行って、
みんなが集まるまでその仕事をしていたり、
もしくは、
早く来ている人の中から、話したいことがある人を見つけて、
会議の前になにかしら話をしておいたり、
するかな。



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